Rozlišujeme dva typy docházky, negativní a aktivní docházku.
Negativní docházka
V případě negativní docházky má uživatel přidělenou pracovní dobu a nezaznamenává příchody a odchody, odpracovaný čas se mu počítá automaticky. Pracovní doba určuje, kdy má uživatel pracovat (lze definovat a nastavit dle specifických potřeb, ať už na bázi týdenního či ročního pracovního cyklu). Vše o pracovní době a jak ji nastavit se dozvíte zde.
V rámci negativní docházky také lze nastavit automatické pauzy na oběd.
Aktivní docházka
Aktivní docházka využívá Příchody a Odchody, které si uživatel v aplikaci značí. Odpracovaný počet hodin je tedy závislý na tom, kdy si uživatel odklikne příchod a dále pak odchod z práce.
Jak na to? Kliknutím na Zadat příchod, které uživatel uvidí na hlavní ploše v pravé horní části aplikace. Po kliknutí příchodu se začíná pracovní doba počítat. Ve chvíli, kdy uživatel z práce odchází, odklikne Zadat odchod. Zde je však potřeba zvolit událost docházky, tedy proč uživatel docházku končí a kam odchází (končí pracovní směnu, odchází k lékař, na oběd apod.)
Poznámka: U aktivní docházky nelze automatizovat pravidelný příchod a odchod na oběd nebo jinou pravidelnou pauzu, a tedy tak jako samotný příchod a odchod do práce musí být pauza zaznamenána uživatelem manuálně.
Důležitou část u aktivní docházky tvoří absence, a jak správně zadat příchod a odchod právě ve chvíli, když je uživatel nepřítomen. Pro jednodušší pochopení si v krátkosti připomeneme dvě obecné kategorie absencí:
- Volno = absence, kdy je uživatel mimo práci (např. dovolená) a neodpracovaný čas mu krátí celkovou odpracovanou dobu
- V práci = u tohoto typu absence je uživatel mimo práci, ale neodpracovaný čas nemá vliv na odpracovanou dobu (např. lékař, sick day, wellness day…)
Nyní je klíčové vědět, že Příchody a Odchody a Absence nejsou přímo propojeny, a právě proto je důležité znát, jakým způsobem vše do aplikace zadat tak, aby vše fungovalo.
Absenci, ať už jakýkoli typ, si uživatel zadá jejím vytvořením přes tlačítko Nová absence, detailní popis k dispozici zde.
Jakmile má uživatel absenci zadanou, přesouváme se k Příchodům a Odchodům, kde je postup následovný:
- U absence typu VOLNO - uživatel nezadává příchod ani odchod, respektive posledním odchodem je den před dovolenou, kdy odcházel z práce a dalším příchodem bude návrat do práce po dovolené
- U absence typu V PRÁCI - je nutné, aby uživatel příchod i odchod zadal, i přes to, že v danou dobu v práci nebude. Jelikož tento typ absencí nemá vliv na odpracovanou dobu, nezadáním příchodu a odchodu by vzniklo negativní saldo a odpracovaná doba by na konci měsíce nebyla správná. Pro zadání příchodu a odchodu v tomhle případě existují dva způsoby:
- Uživatel se i ve své nepřítomnosti přihlásí do aplikace, odklikne příchod a hned vzápětí odchod se správným důvodem odchodu, např. lékař a po návratu do práce odklikne standardně příchod.
Příklad: V pondělí jde mezi 9-12 hod k lékaři, ráno v 9 hod klikne na příchod, ihned odklikne odchod, jako událost zvolí lékaře, poté se ve 12 hod se vrátí a klikne příchod do práce.
2. Admin zadá příchod a odchod za uživatele, lze zadat i zpětně. Tuto akci admin provede přes vložení Nového segmentu docházky. Přejděte do sekce Kalendáře/ Příchody/ Odchody a tlačítko Nový segment v pravém horním rohu.