1. CENTRUM NÁPOVĚDY
  2. Plánování práce a Time tracking

Time tracking na jedné stránce

Plánování a reporting odpracovaného času

list-solid Obsah článku


Modul můžete využít při evidenci různorodých aktivit 3 různými způsoby:


digit-one_31-fe0f-png-3 Plánujte DOPŘEDU

Plánujte událostí, které máte v plánu dělat:

  • naplánování směn (někomu)
  • vykázání skutečnosti, že chci pracovat (já)
  • tým se dohodne a vykáže, kdo bude mít službu, pohotovost,…

digit-two_32-fe0f-png-3 Vykazujte ZPĚTNĚ

Naplánovaný čas revidujte podle skutečně odpracované doby na konkrétní aktivitě.

  • evidence odpracovaného času ve zvolněném režimu (nepředpokládá se ani minutová přesnost)
  • evidence prezenční listiny
  • porovnání odpracovaného času s absencemi, resp. fondem pracovní doby

digit-three_33-fe0f-png-2 Měřte přesně a aktuálně (PRÁVĚ TEĎ) pomocí time trackingu

Měřte čas strávený prací přesně v okamžik, kdy práce probíhá.

  • externista si loguje čas, který bude fakturovat svému hlavnímu odběrateli
  • interní zaměstnanec nebo i volná profese (právník, účetní, kreativec) loguje čas, který bude on nebo jeho firma fakturovat klientovi

Zadávání aktivity 

(zpět na obsah)

Plánování a výkazy práce ve Sloneekovi provádíte v záložce Události / Aktivity. K dispozici máte pohledy měsíční, týdenní a v podobě časové linky. Kombinovaným pohledem a v návaznosti na nastavená oprávnění vidíte své události, týmu, ve kterém jsem zařazeni, a je-li vám to umožněno změnou role, pak i všech událostí napříč firmou.

Pokud vám není událost plánování přidělena přímo manažerem nebo plánovačem, zadáte si ji přímo z pracovní plochy nebo kliknutím či tažením myší v kalendáři.

Vyberete událost, její časovou dotaci a zvolíte, jestli jde o jednorázovou nebo opakovanou událost. Necháte Sloneekem zkontrolovat, jestli není v daném čase jiná duplicitní událost a uložíte.

Jedna aktivita

Opakované události

V případě potřeby zadat opakovanou aktivitu v kaledáři ozančíte úsek, který chcete opakovat. V detailu nastavení opakování události (malý kalendář) pak klikáte pouze na dny, ve kterých chcete daný úsek opakovat.

opakovana-aktivita

Spuštění time trackingu

Time tracking souštíte v pravém horním rohu aplikace kliknutím na time_tracking_start. Vyberete aktivitu, kterou chcete měřit. Doplníte ji o výběr kategorie práce a spustíte.

Nejkratší možný úsek, který lze měřit, je 1 minuta.

Pokud nemáte ve výběru žádnou aktivitu, kontaktujte svého nadřízeného, případně Administrátora, aby vám aktivity v Nastavení přidělili.


Editace aktivity

(zpět na obsah)

Pokud potřebujete upravit nebo změnit událost Aktivity, kterou jste zapsali, kliknete v kalendáři Aktivit (případně v kalendáři Celkový přehled) do konkrétní události docházky. Zobrazí se pravý boční panel.

Po kliknutí na ikonu button_uprava aktivity se zobrazí možnosti pro úpravu. Upravíte, ULOŽÍTE.

Vymena-aktivity

Na stejném místě můžete událost zrušit nebo požádat o zrušení.

 

Alternativní úpravu můžete udělat přímo v týdenním kalendáři tažením za hranu události, případně změnit datum přesunem celé události do jiného dne.

zmena-aktivit

Je-li aktivita nastavena jako automaticky schválena, její status se okamžitě změní. Pokud podléhá schválení manažerem, je o změně notifikován a aplikace čeká na jeho rozhodnutí.


Zobrazení aktivit zaměstnance

(zpět na obsah)

Plocha

Na pásu Aktivity získáte informaci o:

  • stavu všech událostí aktivit, které máte naplánované nebo time trackované DNES,
  • jaký je plán aktivit na následující 4 dny,
  • a v posledním panelu aplikace zobrazuje přehled odpracovaných aktivit za posledních 6 měsíců.

plocha-aktivity

Moje aktivity

V menu Já / Moje aktivity získáte detailní pohled na moje aktivity.

Moje aktivity

Kalendářní pohled - Události

Kalendářové pohledy na všechny události, které využíváte. Kromě Absencí zde v návaznosti na aktivované moduly můžete vidět i Docházku a Aktivity. Kalendář Celkový přehled nabízí přehled všech událostí absencí, docházky i aktivit. V liště nad kalendářem jsou k dispozici volby pohledů (měsíční, týdenní, timeline) i filtrace událostí a uživatelů.

integrovaný kalendář

Poznámka a Komentování událostí 

Kliknutím na jakoukoliv událost v kalendáři se otevře dialogové okno. Zde lze událost zrušit, vidět její stav a zároveň přidat poznámku a komentáře. Poznámka je editovatelná pouze uživatelem, který ji založil. Poznámka se zároveň propíše k události do reportů.

detail udalostiReporty

Data jsou zobrazována za období zadané v hlavičce filtru. Zobrazení dat podléhá oprávněním podle rolí.

  • Uživatel vidí data výhradně svá,
  • Manažer data svého týmu a
  • Admin vidí na všechny události ve firmě.


Report Přehled aktivit

Report zobrazuje události naplánovaných aktivit, které uživatel, případně uživatelé zadali a v jakém jsou stavu - schválené, čekající na schválení, zamítnuté.

prehled aktivit

Report Souhrn aktivit

Report zobrazuje souhrnné informace ke každé naplánované aktivitě, kterou má daný uživatel / uživatelé naplánovanou k realizaci.

souhrn aktivit

Report Měsíční kalendář

Report zobrazuje souhrnný počet odpracovaných hodin celkem za všechny aktivity a zvolené měsíční období. Data jsou dána do korelace s Plánem. V reportu je tak viditelné saldo mezi plánem a realitou.

Mesicni-kalendar aktivit

Kombinovaný report

V jednom reportu získáte integrovaný pohled na data k pracovní době, absencí, docházky i aktivit.

Kombinovaný report spustíte v Reporty / Kombinované reporty.

K dispozici jsou 3 kombinované reporty: Denní, Souhrnný a Report práce .

  • Denní report zobrazuje DENNÍ data napříč moduly ke zvolenému uživateli / uživatelům v zadaném období.

  • Souhrnný report zobrazuje AGREGOVANÁ data ke zvolenému uživateli /uživatelům v zadaném období.
  • Report práce zobrazuje sdružený pohled na odpracované aktivity a absence typu V práci.

Integrovany-souhrnny


Pohled manažera na aktivity týmu

(zpět na obsah)

Manažer nad rámec možností pohledů na absence role User vidí na všechny události členů svého týmu. V kalendáři i reportech. Manažer události absencí schvaluje nebo ruší. 

Při zadání události podléhající schválení přijde manažerovi mailová notifikace. Událost lze schválit přímo z notifikace, na Ploše nebo ze záložky Události / Schvalování.

aktivity plocha

Týmové reporty  jsou pohledově stejné jako ty individuální. Rozdíl je pouze v tom, že manažer vidí na data aktivit všech svých podřízených. Pohled na ně získáte jeho zapnutím ezgif.com-gif-maker  v pravém rohu nad reportem.


Pravidelné e-mailové souhrny Sloneek DIGEST

(zpět na obsah)

Sloneek v návaznosti na jednotlivé uživatelské role rozesílá přehledové výpisy Měsíční přehled pro uživatelskou roli User, Týdenní přehled pro uživatelskou roli Manažer a Měsíční přehled pro uživatelskou roli Admin.

Podrobný obsah souhrnů včetně možnosti nastavení všech notifikací najdete zde.

 


Nastavení modulu Time tracking

(zpět na obsah)

Nastavení událostí aktivit

V sekci Nastavení / Události aktivity si nastavte typy aktivit, které mají být k dispozici pro Vaši společnost.

Vysvětlení jednotlivých položek:Nastavení aktivity

  • Název: takto se bude zobrazovat události při výběru uživatelem. Pokud vyplníte překlady v pravém sloupci, budou se zobrazovat v návaznosti na zvolený jazyk aplikace.
  • Typ: zvolíte, jestli je jde o práci na pracovišti, nebo mimo něj, případně zda se jedná o aktivitu typu Služební cesta či Homeoffice (více o těchto specifických typech aktivit ZDE). Tuto položku lze editovat, i když je položka aktivní a uživatelé ji již čerpají!
  • Mód Time trackingu: Jak bude aktivita přístupná pro sledování odpracovaného času pomocí Time Trackingu?
    • Nepovoleno = nebude možné použít Time Tracking, bude nutné aktivitu pouze zapisovat přes kalendář aktivit.
    • Povoleno = bude možné použít Time Tracking i zapisování přes kalendář aktivit.
    • Vyžadováno = aktivitu bude možná zapisovat výhradně pomocí Time Trackingu, tedy ne přes kalendář aktivit.
  • Hodinová a nákladová částka k fakturaci: vyplněním rozlišíte náklady a podklady k fakturaci na úrovni firmy. Částky můžete (např. pro různé role) vyplnit inividuálně (viz níže).
  • Měna: určuje jednotnou měnu reportingu pro účetní.

Kategorizace událostí

Každá událost aktivity může mít své kategorie. Díky nim budou vaše reporty detailnější, lépe a detailněji vyhodnotitelné. Kategorií můžete mít libovolné množství. Nastavit je můžete ve Nastavení / Kategorie aktivit.

Kategorie aktivit

Přiřazení aktivity uživateli

Každému uživateli přiřadíte události aktivit v Kartě uživatele, v záložce Přehled aktivit po kliknutí na tlačítko ukaz nastaveni aktivity.

aktivity-uzivateli

Pro jednotlivé uživatele nastavíte nejen to, jestli může, či nemůže událost čerpat, případně je-li při jejím čerpání vyžadováno schválení nadřízeným, nebo nikoliv. Vyplněním měsíčního nebo ročního fondu stanovíte limity pro čerpání ve stanoveném časovém období.

Úpravou položek K fakturaci a Náklady měníte firemní nastavení (které jste udělali na firemní úrovni) na individuální.

Aktivity můžete uživatelům přiřazovat i přímo z číselníku aktivit - Jiné / Události aktivit / Detail aktivity.

Aktivita uzivateli - z ciselniku