Nastavení uživatelů na jedné stránce

list-solid Obsah článku

Nastavení uživatelů ve video návodu najdete zde.


Uživatelské role

Každý uživatel Sloneeka může mít role podle toho, jaké aktivity, přístupy a práva má v rámci aplikace mít. Nastavení rolí uživatele se odehrává na kartě uživatele.


Role

Primární role


  • Uživatel - Každý uživatel má automaticky tuto roli, která mj. zajišťuje přístup do aplikace přes uživatelské rozhraní. V reportech vidí pouze svá data. V kalendářích vidí události své a svého týmu.
  • Týmový manažer - Uživatel přiřazený do týmu jako jeho manažer má následně umožněno nahlížet na týmová data (kalendáře, reporty vč. mezd). V modulu Docházka může editovat docházku svých podřízených. Bez přiřazení uživatele s touto rolí do konkrétních týmů nemá role na práva daného uživatele žádný vliv. Role týmového manažera je přiřazena automaticky při přiřazení k týmu.

Pokud není v týmu přiřazena role manažera, všechny žádosti o schvalování událostí budou odcházet všem uživatelům s rolí ADMIN.

  • Supervisor - Umožňuje nahlížet na stav událostí podřízených týmů bez možností, které má role Manager. Jde tedy pouze o přístup pro čtení, nikoliv editaci a zápis (například náhled reportů a kalendáře, bez možnosti cokoliv měnit).
  • Administrátor - Administrátorský přístup má plné oprávnění pro všechny akce nad všemi daty všech uživatelů. Tato role tedy umožňuje kompletní přístup - čtení i zápis všech nastavení aplikace, událostí, pomůcek, atd. Důrazně doporučujeme udržovat počet administrátorů co nejnižší.

Roli Admin může přidělit pouze role MAJITEL ÚČTU.

  • Majitel účtu - Jde o stejný set oprávnění, jako má Administrátorský přístup, ovšem se dvěma rozdíly: 1) Majitel účtu může SMAZAT celý účet, 2) Přiděluje roli Administrátor.

Zvláštní uživatelská práva

Uživatelskou roli je možné doplnit o zvláštní uživatelská práva s přístupem ke konkrétním funkcionalitám.

  • Plný přístup k reportingu - Role slouží k neomezenému přístupu ke všem reportům všech uživatelů. S výjimkou reportu mezd. Ten zůstává pouze v gesci Administrátora a Majitele účtu.
  • Správce pomůcek - Správce pomůcek má plná práva pro práci s pomůckami. Může je tedy vytvářet, editovat, mazat a přiřazovat uživatelům.
  • Správce dokumentů - Správce dokumentů umožňuje plný administrátorský přístup do modulu Dokumenty.
  • Manažer náboru - vytváří, schvaluje a nastavuje nově vzniklé náborové aktivity.

Přiřazením v nastavení týmu vznikají podobně jako u týmových manažerů automaticky přiřazené role:
  • Plánovač aktivit - umožňuje v modulu Time tracking zadávat do kalendáře aktivit události jménem uživatelů v týmech, ve kterých je uživatel s touto rolí jako Plánovač aktivit přiřazen. Aktivity zadané touto cestou, pokud podle jejich nastavení podléhají schválení nadřízeného, jdou po vložení Plánovačem ke schválení manažerem daného uživatele. Tato role je tedy vhodná v situaci, kdy si samotní uživatelé nemohou nebo neumí zadat vlastní aktivity do kalendáře.
  • Plánovač absencí - role obdobná jako Plánovač aktivit, avšak platí pro modul Absence. Tedy zapisování událostí absencí do kalendáře jménem ostatních uživatelů.

POZOR: Po aktivaci role Plánovač absencí a Plánovač aktivit musí být pro využití těchto rolí uživatelé zařazeni v týmové struktuře (Nastavení / Týmy)

 




Pracovní doba

(zpět na obsah)

Pracovní dobu nastavíte v Nastavení / Pracovní doba.

Pracovní doba určuje, kdy má zaměstnanec pracovat. Lze ji definovat buď pomocí opakujícího se týdenního cyklu, který nejlépe vystihuje pracovní dobu klasických kancelářských profesí pracujících od pondělí do pátku, nebo ji lze definovat pro každý konkrétní den v roce. Toto roční nastavení je vhodné pro definici pracovní doby zaměstnanců s nepravidelnou pracovní dobou (např. pracuje každé pondělí každý sudý týden), nebo pro zaměstnance s velmi dynamickým plánováním pracovní doby (např. lékařské profese).

 

Nastavení číselníku Pracovní doba

V sekci Nastavení / Pracovní doba jsou všechny dostupné číselníky pracovní doby, které lze následně přiřadit uživatelům. Jako první krok při konfiguraci modulu Absence je dobré projít stávající číselníky, a případně si vytvořit vlastní, pokud Vám nevyhovují číselníky dodávané v rámci aplikace:

Kliknutím na ikonku s tužkou u zvoleného číselníku, případně kliknutím na tlačítko PŘIDAT se dostanete do editace číselníku. Obě varianty - vytvoření nového nebo editace stávajícího číselníku - vypadají prakticky identicky.

Pracovni_doba

Horní sekce Nastavení pracovní doby obsahuje základní nastavení - název, překlady do světových jazyků, přepínač mezi aktivní / neaktivní událostí (neaktivní událost není možné čerpat), barvu a typ. Jak jsme zmínili v úvodu, číselník Pracovní doba může být dvojího typu - týdenní nebo roční.

Nastavení týdenní pracovní doby

V jejím rámci je možné definovat, které dny v týdnu (pondělí až neděle) jsou považovány za pracovní, a dále se zde definuje konkrétní časy začátků směn a pauz.

Tento typ pracovní doby je vhodný pro takové zaměstnance, kteří chodí do práce pravidelně, a tato pravidelnost se dá definovat na týdenním cyklu. Jakákoliv jiná definice pracovní doby vyžaduje použití druhého - ročního - způsobu.

V druhé polovině obrazovky "Nastavení týdenní pracovní doby" je definice konkrétních časů a pracovních dní. Ta se dá buď nastavit přímo na této obrazovce, ale protože tabulka obsahuje zhruba dvacet sloupců, je praktičtější si ji zvětšit na celou obrazovku - kliknutím na ikonku button_wide_screen vedle tlačítka button_Ulozit. Po kliknutí na toto tlačítko lze pracovat na velké ploše.

Nastaveni_pracovni_doby

Zde projděte všechny sloupce a nadefinujte pracovní dobu. Pro zjednodušení práce jsou vpravo nahoře tlačítka pro rychlé akce:

  • RESET - Vymaže kompletně celou tabulku
  • BĚŽNÁ - Nastaví nejběžnější pracovní dobu - pondělí až pátek, 8 a půl hodiny včetně oběda
  • ZKOPÍROVAT PRVNÍ ŘÁDEK - Vezme nastavení pondělí, a rozkopíruje ho do všech ostatních řádků

POZOR: Nezapomeňte časy pracovní doby uložit!

Nastavení roční pracovní doby

Roční pracovní doba používá velmi podobné principy jako týdenní pracovní doba. Podstatný rozdíl je v tom, že zde není žádné opakování, jako je v týdenní době. V roční definici jednoduše pro každý konkrétní den v roce definujete konkrétní pracovní dobu. Můžete mít tedy naprosto individualizovanou pracovní dobu, která již bere ohled i na státní svátky a víkendy.

Rocni_pracdoba_celaobrazovka

Podstatný rozdíl oproti týdennímu cyklu je v tom, jak aplikace počítá se státními svátky. Na týdenním cyklu není pochopitelně jasné, zda v konkrétní den bude státní svátek. V případě uživatele, který má týdenní pracovní dobu, pracuje pondělí až pátek, a vyskytne se například ve středu státní svátek, tak i když má středy jako pracovní, Sloneek v týdenní definici vezme středu se státním svátkem jako den pracovního klidu. Ovšem v případě roční definice se počítá s tím, že plánovač, který definuje pracovní dobu, vidí, že v daný konkrétní den (v našem případě ve středu) je státní svátek, a bere se to tak, že pokud i tak uživateli naplánuje do tohoto dne směnu, tak jí jednoduše má mít!

Pro editaci časů pracovní doby i v případě roční definice klikněte na ikonku button_wide_screen "Zvětšení na celou plochu", která je vedle tlačítka button_Ulozit. Na této velké ploše nastavte pro každý jednotlivý den konkrétní časy směny.

Zde máte možnost vyfiltrovat dny podle různých kritérií, například si můžete vyfiltrovat jen pondělky (je to den s pořadovým číslem 1), nebo všechny sudé týdny, atd. Jakmile si vyfiltrujete dny, které chcete hromadně nastavit, vyberte je kliknutím na checkboxy vlevo, a takto vybrané dny editujte kliknutím na tlačítko VLASTNÍ vpravo nahoře. Otevře se Vám okno, ve kterém nastavte všechny časy, a kliknutím na ULOŽIT dojde k propsání těchto nastavených časů do všech vybraných dní.

De facto tak můžete velice rychle nastavit relativně častěji se opakující vzorce do více dní najednou. Můžete tím ušetřit obrovské množství času, protože nebudete muset procházet všechny dni jeden po druhém a nastavovat je po jednom.

Nyní máte nastavené číselníky Pracovní doby, které můžete nastavit konkrétním uživatelům aplikace.

POZOR: Mějte na paměti, že aby bylo možné fond a časy pracovní doby editovat, nesmí být pracovní doba přiřazena žádnému uživateli. Pokud potřebujete učinit změny v existující pracovní době, odřaďte nejprve všechny uživatele a poté znovu přiřaďte, případně vytvořte novou pracovní dobu podle návodu výše.

Přiřazení pracovní doby uživateli

Pracovní dobu přiřadíte konkrétnímu uživateli na Kartě uživatele, záložce Pracovní doba.  Její trvání nastavíte buď na dobu určitou nebo neurčitou

POZOR: Bez přiřazené a aktivní pracovní doby nemůže uživatel čerpat události absencí, zapisovat docházku a time tracking!


Povolené události

(zpět na obsah)

Každému uživateli nastavujete události absencí individuálně v Kartě uživatele, záložce Přehled nepřítomností, po kliknutí na button Zobrazit nastavení pro absence a roční fondy.. V nabídce se automaticky zobrazí všechny číselníky událostí, které jsou aktivní. Dále je nutné nastavit, zda událost má podléhat schválení jeho manažera. To lze nastavit kliknutím na checkbox v dalším sloupečku s názvem Nutné schválení.

Povolene_uudalosti

Hromadné nastavení všem uživatelům můžete provést v Nastavení / Hromadné nastavení absencí. Na stejném místě hromadně upravíte i zůstatky nebo individuální fondy jednotlivých událostí

Hromadne_nastaveni

Vysvětlení jednotlivých pojmů

  • Velikost fondu - je definována přímo v číselníku. Tam se dá na globální úrovni změnit pro všechny uživatele, kteří mají tuto událost absence povolenou k čerpání.

POZOR: V případě, že změníte velikost číselníku, změní se tím i historické záznamy v reportech, které následně nemusí odpovídat historické realitě! Pokud měníte fond absence po delší době, zvažte, zda-li nebude efektivnější založit událost / číselník nový.

  • Individuální fond - pouze pokud událost má nějaký fond. Pokud je zde nastavena hodnota, tak se nárok uživatele neřídí hodnotou v číselníku, ale tento číselníkový nárok je přepsán touto hodnotou. Typicky jde o situaci, když někteří uživatelé mají o 5 dní dovolené více než ostatní. V takovém případě, pokud definice v číselníku Dovolená je 20, tak Individuální fond bude pro lidi s vyšším fondem roven 25.

  • Fond pro první rok - opět pouze pokud má událost fond. V situaci, kdy zaměstnanec nastoupí během roku, tak nemá nárok na celý fond dovolené (obvykle ani sick days, sick hours a dalších), ale jen určitou poměrnou část. Tu je potřeba vypočítat ve mzdovém systému a následně vložit sem.

  • Vyčerpáno - tato hodnota je editovatelné pro všechny typy událostí (s fondem i bez fondu) a určuje, kolik jednotek z fondu si uživatel v tomto roce vyčerpal. Jedná se o nastavení, ne report! Tedy, zde určujete, kolik jednotek má mít vyčerpaných nad rámec událostí, které má zapsané v kalendáři událostí absence.

Příklad: V situaci, kdy jste jako firma přistoupili ke Sloneekovi během roku, a Vaši zaměstnanci tou dobou již mají nějaké události vyčerpané. V takovém případě máte dvě možnosti. Buď jim všechny události, které vyčerpali, zapíšete přes kalendář (tedy de facto zadáte události zpětně), nebo se spokojíte s tím, že právě do tohoto sloupečku zapíšete, kolik již mají vyčerpáno. První varianta je pracná, ale dá Vám při celoročním pohledu informaci o čerpání všech událostí, druhá varianta je rychlá, ale musíte počítat s tím, že v první části roku, kdy jste jako firma ještě Sloneeka nepoužívali, události nejsou v kalendáři. Zákazníkům téměř vždy doporučujeme tu rychlejší variantu.

  • Převedeno z loňska - Sloneek na konci roku provádí převod nevyčerpaných jednotek do dalšího roku. Všechny jednotky, které nebyly vyčerpány a současně mají fond a současně je v nastavení číselníku označena možnost "Nevyčerpané jednotky se převádí do dalšího roku", budou zapsány do tohoto sloupečku. Pokud tedy jako firma přistupujete ke Sloneekovi, a Vaši zaměstnanci tou dobou ještě mají nějakou nevyčerpanou dovolenou z loňského roku, zapište hodnotu tohoto fondu sem.

Viditelnost modulů

(zpět na obsah)

Viditelnost modulů zadáváte v Uživatelé / Viditelnost modulů.

Zde můžete nastavit viditelnost modulů pro individuální uživatele. 

Viditelnost modulu

Kliknutím na ikonu zámku zapnete / vypnete viditelnost modulu pro individuální uživatele. green_lock znamená aktivovaný modul, red_lock deaktivovaný modul.


Týmy a organizační struktura

(zpět na obsah)

Týmy a organizační strukturu zadáváte v Společnost /  Týmy.

Všechny uživatele můžete libovolně rozřadit do týmů a seskládat do organizačního schématu. Ten lze samozřejmě i vyexportovat. Přesuny uživatelů jednoduše uděláte v tabulkovém pohledu „drag n‘ drop“ – tedy chytnete a prostě přesunete jinam.

Tym tabulka

Každý tým má roli Manažera, který pro tým schvaluje události absence. Využít můžete role Supervizora, který na události a aktivity týmu pouze nahlíží. Přidat můžete i doplňkové sekundární role.

Pokud není v týmu přiřazena role manažera, všechny žádosti o schvalování událostí budou odcházet všem uživatelům s rolí ADMIN. Podrobně k nastavení rolí čtěte zde.

Tymy_strom


Lokality

(zpět na obsah)

Lokality zadáváte v Nastavení / Lokality.

Lokality jsou fyzické adresy, které se párují s událostmi docházky. Pokud si uživatel zapíše příchod nebo odchod v rámci geografického radiusu definovaného v lokalitě, je mu docházka připsána právě na tuto lokalitu. V reportingu událostí docházky se zobrazí jako název lokality (např. Office Praha). V případě, že se uživatel přihlásí do systému na místě, které neodpovídá lokalitám zadaným ve Sloneekovi, zobrazí se v reportu identifikace jako “mimo lokalitu”. 

Při stanovení tolerančního rádiusu ( okruh metrů vzdálenosti od přesné adresy lokality) berte v úvahu předpokládané pokrytí internetovým a GPS signálem. V hustě osídlených místech bude stačit 100 m, v oblastech s nižším pokrytím pak přidejte alespoň 300 m.


Štítky uživatelů

(zpět na obsah)

Štítky editujete v Uživatelé / Štítky uživatelů. Štítky využijete pro rychlejší pokročilé filtrování a vyhledávání nejen v seznamu uživatelů, ale také v reportech. 

Stitky

Stitky_reporty


Vlastní pole uživatelů

(zpět na obsah)

Pro účely rozšířené evidence zaměstnanců si můžete definovat vlastní pole, která se budou zobrazovat v rozšířené kartě uživatele.

Vlastní pole zadáváte a editujete v Uživatelé / Vlastní pole uživatelů. Přidávat lze pole i přímo v kartě uživatele.

Vlastní pole mohou být typu text, číslo, datum, připomínka a výročí. V případě připomínky přijde administrátorům v den připomínky emailová notifikace o expiraci připomínky, což lze využít například pro sledování platnosti zákonných školení.

Připomínky i Výročí jsou zobrazeny v Kalendáři a Reportech (Reporty / Ostatní / Připomínky). V reportech se připomínky zabarvují podle blížícího se termínu expirace.

Pripominky

Pripominky_kalendar


Evidence a nastavení stravenek / stravenkových paušálů

(zpět na obsah)

Individualizované nastavení provede na Kartě uživatele v záložce Pracovní podmínky a mzda.

Stravenky

Reporting pro vydání stravenek naleznete v Reporty / ostatní. Zde máte 2 možné reportovací pohledy. Podle pracovní doby a nebo podle docházky. S reportem pracujete stejně jako s jiným. Nastavíte období, za které mají být stravenky vydávány.

Stravenky_report

Správu stravenek máte automaticky zapnutou. 

Zobrazování správy stravenek vypnete / zapnete v Nastavení / Ostatní / Nastavení aplikace. Zde zakliknete "Skrýt stravenky"

 


Nastavení a evidence mzdy

(zpět na obsah)

Individualizované nastavení provedete na Kartě uživatele v záložce Pracovní podmínky a mzda 

mzda

Nastavený mzdový výměr se propisuje do Reportů (Reporty / Ostatní / Základní mzda)

Pokud např. při navyšování mzdy nesmažete předchozí mzdový výměr, následně můžete v reportech sledovat vývoj mzdy uživatele v čase.